Die E-Rechnung bei Agenda
Alles, was Sie zur E-Rechnungspflicht wissen müssen
Die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen wirft vermutlich einige Fragen bei Ihnen auf:
- Betrifft mich die E-Rechnung?
- Was muss ich machen?
- Was brauche ich dafür?
Wir beantworten Ihnen alle Fragen zur E-Rechnung und versprechen Ihnen: Ab 01.01.2025 sind Sie gerüstet, um E-Rechnungen zu empfangen.
Das müssen Sie zur E-Rechnung wissen
Zur E-Rechnung gibt es viele Informationen. Hier finden Sie die wichtigsten Fakten auf einen Blick.
Ausführlichere Informationen zur E-Rechnung finden Sie im Whitepaper.
Diese Termine müssen Sie kennen
01.01.2025
Bis 31.12.2026: Papier und PDF-Rechnungen sind weiterhin zulässig.
Bei PDF-Rechnungen muss der Empfänger zustimmen.
Bis 31.12.2027: Papier und PDF-Rechnungen sind nur noch zulässig wenn der Rechnungsempfänger zugestimmt hat und der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 Euro hat.
Ab 01.01.2028: Ab diesem Zeitpunkt gilt für jeden Unternehmer die E-Rechnungspflicht. Erstellung und Übermittlung sind damit zwingend erforderlich.
Gut zu wissen – wichtige Informationen zur E-Rechnung auf einen Blick:
- Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, da sie nicht oder nur eingeschränkt maschinell lesbar ist.
- E-Rechnungen müssen in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen.
- Gültige E-Rechnungsformate sind zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung.
- Die XRechnung besteht nur aus einer xml-Datei.
- Die ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einem Sichtbeleg und der zugehörigen xml-Datei.
- E-Rechnungen können nicht ausgedruckt werden, sondern werden digital archiviert.
E-Rechnungen annehmen mit Agenda – so geht's
Durch die Pflicht zur Annahme von E-Rechnungen ändert sich Ihr Rechnungseingangsprozess erheblich. Darüber müssen Sie sich aber keine Sorgen machen. Denn mit Agenda sind Sie pünktlich zum 01.01.2025 perfekt aufgestellt und erfüllen alle Pflichten. Und zwar so:
Das Must-Have für den Rechnungseingangsprozess mit der E-Rechnung
Digitales Belegbuchen
Diese Cloud-Anwendung benötigen Sie unbedingt, um Rechnungen in jedem Format annehmen und digital mit Ihrem Berater zusammenarbeiten zu können. Sie importieren Ihre Belege ganz einfach per Drag & Drop in das Digitale Belegbuchen. Hier prüfen Sie Ihre Rechnungen und bezahlen sie direkt aus der Anwendung heraus. Und übermitteln sie im Anschluss an Ihren Steuerberater.
Alle freigegebenen Dokumente finden Sie im GoBD-konformen Belegarchiv. Dieses durchsuchen Sie dank Volltextsuche ganz einfach. Auch bei vielen Belegen.
Unsere Produktempfehlungen für einen noch einfacheren Prozess
InvoiceHub
Mit diesem neuen Produkt importieren Sie Ihre digitalen Belege automatisch per E-Mail in das Digitale Belegbuchen. Gerade bei vielen Belegen spart Ihnen das enorm viel Zeit.
Zukünftig kann das InvoiceHub aber noch viel mehr: In 2025 implementieren wir neue Funktionen, beispielsweise eine automatische formale Prüfung der Rechnungen nach UStG und einen automatischen Rechnungsfreigabeprozess.
Agenda Connect – automatischer Import aus anderen Vorsystemen
Verwenden Sie andere Vorsysteme, ist auch dann ein automatischer Import Ihrer digitalen Belege ganz einfach möglich. Binden Sie dafür Ihr System per Connect-Schnittstelle an das Digitale Belegbuchen an. Eine Übersicht unserer Connect-Partner finden Sie hier.
Agenda Connect schaltet Ihr Berater für Sie frei.
Verfahrensdokumentation
Mit dieser Dokumentation stellen Sie sicher, dass das Belegarchiv allen Anforderungen einer Betriebsprüfung standhält. Ihr Berater unterstützt Sie gerne bei diesem Schritt.
Die Verfahrensdokumentation lizenzieren Sie selbst ab 2025 über unseren Online-Shop.
So helfen wir Ihnen bei der Digitalisierung
Wenn es um die Digitalisierung Ihres Buchführungsprozesses geht, ist Ihr Berater Ihr erster Ansprechpartner. Dieser wird für Sie das Digitale Belegbuchen aktivieren. Ab diesem Zeitpunkt unterstützen wir Sie mit Hilfe-Videos und Infos für Anwender, damit der Übergang für Sie so leicht wie möglich wird. Hier finden Sie einen Überblick, wie Sie mit den Cloud-Anwendungen starten.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Hier finden Sie die wichtigsten Fragen rund um die E-Rechnung. Falls Sie weitere Fragen haben, ist Ihr Berater der erste Ansprechpartner.
Muss ich E-Rechnungen annehmen?
Ja, ab 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen annehmen.
Wie nehme ich E-Rechnungen an?
Hier haben Sie mehrere Möglichkeiten. Entweder über den neuen Invoice Hub oder Agenda-Connect-Partner. Alternativ importieren Sie die Daten per Drag & Drop.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein, eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Nach der europäischen Norm EN 16931 muss eine E-Rechnung immer ein strukturiertes, elektronisches Format haben. Das ist zum Beispiel bei ZUGFeRD- und XRechnungen der Fall.
Wie prüfe ich Rechnungen?
Im Digitalen Belegbuchen ist eine Sichtprüfung sowohl von XRechnungen als auch ZUGFeRD-Formaten möglich.
Kann ich weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen annehmen?
Ja, bis Ende 2027 ist das unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Papier-Rechnungen scannen Sie ein und laden sie in das Digitale Belegbuchen hoch. PDF-Rechnungen drucken Sie nicht aus, sondern importieren Sie direkt.
Kann ich E-Rechnungen ausdrucken?
Nein. Die digitale Datei gilt aus Original und sollte deswegen nicht ausgedruckt werden.
Kann ich auch E-Rechnungen versenden?
Der Versand von E-Rechnungen ist erst 2027 bzw. 2028 verpflichtend, mit Agenda aber heute schon möglich. Mit Agenda Faktura erstellen und versenden Sie XRechnungen. Ab Mitte 2025 ist das auch im ZUGFeRD-Format möglich.
Wo bewahre ich künftig meine Belege revisionssicher auf?
Im Belegarchiv des Digitalen Belegbuchens archivieren Sie all Ihre Belege GoBD-konform. Zusammen mit der Verfahrensdokumentation wird Ihr Prozess revisionssicher.
Wo melde ich mich, wenn ich weitere Fragen habe?
Wenden Sie sich an Ihren Berater, um noch offene Fragen zur E-Rechnung zu klären.